martes, 1 de julio de 2008
lunes, 30 de junio de 2008
TRABAJO FINAL LOGISTICA GRUPO 2 ICESI PROMO 34 - Integrantes: Andrés Rojas, Bayron Toro, Martha Bautista, Luz Adriana Sánchez.
LOGISTICA
1. SITUACION PROBLEMA
En el entorno actual, cada vez más competitivo y con menores márgenes, las organizaciones buscan continuamente oportunidades de mejora que las haga más competitivas. En este sentido, cada vez son más conscientes de la importancia de la gestión de almacenes (y la gestión logística en general) como parte esencial a la hora de aportar más valor a sus clientes y reducir sus costes.
En este artículo se va a desarrollar un caso práctico real que muestra la realidad en la problemática de la gestión logística de muchas empresas así como las soluciones y resultados alcanzados en este caso concreto.
El presente caso se desarrolla en una empresa del sector eléctrico que tiene el firme deseo de alinear su gestión logística hacia una filosofía Justo a tiempo.
A nivel estratégico, la compañía -que está en un mercado de commodities (energía eléctrica)- necesita tomar el liderazgo en cuanto a servicio y en costes, situación agravada por la existencia de competidores agresivos.
Además, los almacenes están subdimensionados (en muchas ocasiones no se cuenta con los equipos para realizar las adecuaciones de las fronteras en un tiempo record de 30 días), y se agrava la situación con la necesidad de cumplir reglamentaciones en las cuales se necesita contar con el paz y salvo de anterior comercializador para realizar el cambio de comercializadora, por ello no se toman 30 días sino que se toman mucho mas tiempo del regulatoriamente necesario incluso a veces llegando a ser de 2, 3 o hasta 6 meses, tiempo excesivamente alto .
Aunque fuese de menor importancia, también existían unos costes excesivos de los procesos relacionados con la gestión de compras y contratos de servicios, debido a las ineficiencias que a continuación se describirán.
Por ello, tomamos este ejemplo y se decide lanzar un proyecto para que -tras un análisis general de la empresa tanto a nivel estratégico como operativo- se analicen, planteen e implementen las soluciones logísticas adecuadas para alcanzar nuevas ventajas competitivas alineadas con la estrategia.
Para ello, se crea un equipo mixto de trabajo entre estudiantes de logística en la especialización de mercadeo y personas claves en el área de la empresa como son la jefe de servicio al cliente y la directora comercial que tras realizar un diagnóstico, identifican cuatro grandes áreas de mejora:
1. Procesos inadecuados y gestión de la información.
2. Problemas en la gestión de aprovisionamiento de equipos y materiales menores para las adecuaciones de las fronteras.
3. Disposición física del almacén.
4. Deficiencia en el manejo de contratistas (calidad, tiempos y costos).
A continuación se pasa a describir cada una de estas problemáticas.
Procesos inadecuados y gestión de la información en el área logística
La carencia de una visión global de los procesos logísticos por parte de la empresa está generando ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto la información como los materiales no fluyen correctamente.
Este problema es básicamente debido a dos motivos:
1. Procesos diseñados de manera que no existe un flujo de información adecuada entre los departamentos comercial y técnico. Los procesos que se han definido por cada uno de los departamentos han generado ineficiencias cuando estos se cruzan por las dos áreas. Por ejemplo, en el análisis se encontró que la solicitud del paz y salvo que es un requisito clave para el proceso de conexiones se realiza en el área comercial y no en el técnico, cuando la persona encargada (asistente comercial) lo recibe aprobado se lo pasa al área técnica. En muchas ocasiones dicha información de paz y salvo no fluye correctamente de un área a otra o desconocen su existencia y mientras tanto el proceso queda estancado.
2. Existen claras ineficiencias debido al modelo de información empleado por el software de gestión (OPEN) recientemente implementado en la empresa y que no cubre aun totalmente las necesidades de información de la compañía provocando unos procesos excesivamente manuales y duplicidades de tareas entre áreas. Así, existe mucha información que no se puede consultar en tiempo real y por ejemplo, para conocer el nivel de stock de determinados productos se debe ir al almacén e inspeccionarlo de manera visual.
Problemas en la gestión de aprovisionamientos
En este sentido y asociado con el concepto de procesos, especialmente grave es el problema de aprovisionamientos. Debido a la falta de información y de procedimientos en la organización, el departamento técnico no puede tomar decisiones basadas en la información sino en especulaciones, lo que lleva a una situación caótica con almacenes subdimensionados y al mismo tiempo con continuas roturas de stocks.
Todas las debilidades anteriormente comentadas provocan la imposibilidad de realizar análisis sobre la rotación de productos tanto para comprar las cantidades correctas como para su disposición física en el almacén.
Disposición física de almacenes
Los almacenes tienen un lay-out típico de almacenes pequeños que al ir creciendo y al no haberlos replanteado, muestran algunas ineficiencias muy habituales:
o Incorrecta distribución en planta (lay out) que provoca ineficiencias en el manejo de los materiales de almacén
o Inventario sobredimensionado debido a las ineficiencias provocadas por el lay-out, manejo de materiales y la falta de procedimientos.
o Manejo inadecuado de materiales y almacén (FIFO): rotación, etiquetado, ubicación.
2. SOLUCION
Tras el diagnóstico, la solución se plantea con tres líneas básicas de trabajo.
Implementación de procedimientos
En este caso se debe redefinir todo el proceso logístico desde el aprovisionamiento de equipos y materiales menores para la adecuación de las fronteras hasta la solicitud y logro de la expedición de paz y salvo, eliminando todas las ineficiencias que se producen cuando el proceso cruza a través de los distintos departamentos e implantando una gestión integral de procesos en lugar de una organización departamental pura.
A partir del proceso logístico se deben redefinir los siguientes subprocesos:
o Gestión de compras.
o Gestión del almacén y stock.
o Gestión de solicitud y logro de expediciones de paz y salvos
o Gestión de la adecuación de la frontera
o Gestión de la inscripción de la frontera
Además, se debe implementar el concepto de líder para que gestione el proceso a través de todos los departamentos y plantee así una estructura organizativa matricial que dote de más eficiencia a los procesos y subprocesos.
Además de la implementación de procesos, también se debe formar al personal en técnicas de mejora continua, promover el compromiso y el trabajo en equipo, para conseguir que los procesos y subprocesos vayan ganando en eficacia y eficiencia a lo largo del tiempo.
Manejo del Almacén
Para la problemática referida se plantea la necesidad de diseñar procesos y procedimientos para el manejo del almacén y así alcanzar los siguientes objetivos:
o Mejorar la rotación.
o Disminución del número de agotados.
o Permitir la aplicación de procedimientos que aseguren una gestión adecuada del almacén.
o En cuanto a sistemas de almacenaje, se debe diseñar un almacén con sistemas adaptados a las características del producto con modernos sistemas de almacenamiento FIFO y picking dinámico.
o Nombrar un responsable exclusivo del almacén.
MANEJO DE CONTRATISTAS
Para el desarrollo del proyecto, se debe conformar un equipo multidisciplinario enfocado hacia el manejo y control de la relación, empresa - contratistas en el que participen los respectivos lideres de los departamentos implicados. (Administrativo, técnico, financiero, comercial y jurídico).
Estrategia General del Proyecto logístico:
Toda la implementación de esta nueva metodología de trabajo y de las soluciones propuestas se debe realizar empleando un Comité con un total apoyo por parte de la Alta Dirección.
Especialmente destacable es la metodología de gestión del cambio que se debe lograr, elemento clave para el éxito de cualquier proyecto de este tipo. Nunca se debe olvidar que los cambios organizacionales acaban siendo cambios en la actitud de las personas, por lo que este elemento aunque muchas veces sea complejo de gestionar, es básico para el éxito de cualquier proyecto.
Para el logro de los objetivos planteados se requiere que haya liderazgo, planeación, implementación, medición y control a través de indicadores de gestión para cada uno de los procesos y subprocesos.
Integrantes: Andrés Rojas, Bayron Toro, Martha Bautista, Luz Adriana Sánchez.
ICESI MERCADEO PROMO 34 GRUPO 2